Gizlilik Politikası ve KVKK Aydınlatma MetniGizlilik Politikası ve KVKK Aydınlatma Metni

GirişGiriş

Bu metin, Asissa'nın internet sitesini ziyaret eden, bizden bilgi veya demo talep eden, Asissa paneline hesap açan ya da bir ekibe davet edilen, faturalama ve destek süreçlerinde bizimle iletişime geçen ve Asissa demo asistanıyla görüşen kişilere; kişisel verilerinin kim tarafından, hangi amaçlarla, hangi hukuki sebeplere dayanılarak, nasıl toplanıp kimlere aktarıldığını ve bu verilere ilişkin haklarını anlatır.

1. Veri sorumlusu1. Veri sorumlusu

2. Bu metnin kapsamı: iki ayrı rolümüz2. Bu metnin kapsamı: iki ayrı rolümüz

Asissa, işletmelerin kendi telefon hatlarına gelen aramaları yanıtlayan bir yapay zekâ telefon asistanı yazılımıdır. Bu nedenle kişisel verilerle iki farklı sıfatla ilgileniriz.

a) Asissa'nın veri sorumlusu olduğu veriler (bu metnin konusu). İnternet sitemizin ziyaretçileri, iletişim ve demo talebinde bulunanlar, hesap sahipleri ve ekip üyeleri, ekibe davet edilenler, faturalama yetkilileri, destek talebinde bulunanlar, "Google hesabıyla giriş" seçeneğini kullananlar ve Asissa'nın kendi demo asistanıyla görüşenler. Bu verilerin neden ve nasıl işleneceğine biz karar veririz.

b) Asissa'nın veri işleyen olduğu veriler (bu metnin konusu değildir). Asissa'yı kullanan bir işletmeyi (örneğin bir kliniği, kuaförü, oto servisini) telefonla arayan, ona mesaj yazan veya onun giden aramasıyla aranan kişilerin verileri; yani ses kaydı, canlı ses akışı, telefon numarası, ad, görüşme dökümü (transkript), yapay zekâ özeti, randevu, talep, müşteri kartı ve notlar. Bu verilerin veri sorumlusu, aranan veya arayan işletmenin kendisidir. Asissa bu verileri yalnızca o işletme adına, onun talimatları ve panel ayarları doğrultusunda, aramızdaki veri işleme sözleşmesine göre işler. Bu verilere ilişkin aydınlatma metni, ilgili işletme tarafından görüşme başında okunan anons ve işletmenin kendi internet sitesinde yayımladığı metin ile yapılır.

Bir işletmeyi aradıysanız ve verilerinizle ilgili bir talebiniz varsa, lütfen doğrudan o işletmeye başvurun. Talebinizi bize iletirseniz, başvurunuzu en geç 5 iş günü içinde ilgili işletmeye iletir ve size bunu bildiririz; işletme adına başvurunuzu sonuçlandırmayız.

3. İlk bakışta: kimin hangi verisini neden işliyoruz?3. İlk bakışta: kimin hangi verisini neden işliyoruz?

4. İşleme faaliyetleri4. İşleme faaliyetleri

Her faaliyet aynı başlıklarla anlatılmıştır. Hukuki sebepler KVKK m.5'e göre gösterilmiştir; bentlerin açıklaması Bölüm 5'tedir.

4.1 İnternet sitesinin ziyaret edilmesi

• Hangi veriler: IP adresi, ziyaret tarihi ve saati, görüntülenen sayfa, yönlendiren adres, tarayıcı ve cihaz bilgisi (user-agent), hata kayıtları. Çerezlerle toplanan veriler ayrıca 15. bölümde (Çerezler) anlatılmıştır.
• Amaç: (i) Sitenin teknik olarak sunulması ve sayfaların doğru gösterilmesi; (ii) siteye yönelik saldırıların, aşırı isteklerin ve kötüye kullanımın tespit edilip engellenmesi.
• Hukuki sebep: (i) ve (ii) için m.5/2-f (meşru menfaat: sitenin işler ve güvenli tutulması). Zorunlu olmayan çerezler kullanılırsa onlar için açık rıza (m.5/1) aranır; bkz. 15. bölüm (Çerezler).
• Kaynak ve yöntem: Siteyi ziyaret ettiğinizde tarayıcınız ile sunucumuz arasındaki iletişimden otomatik yollarla.
• Kimlere aktarılır: Barındırma ve içerik dağıtım hizmeti sağlayıcımıza (sitenin sunulması amacıyla, veri işleyen olarak); talep hâlinde yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına.
• Yurt dışı aktarım: Sitenin Türkiye'de barındırılması planlanmaktadır. Yurt dışında bir sağlayıcı kullanılırsa ülke ve aktarım dayanağı (KVKK m.9/1 standart sözleşme, Modül 2) bu bölümde belirtilir.
• Saklama süresi: Sunucu kayıtları 6 ay; bir güvenlik olayı incelenmekteyse olayın sonuçlanmasına kadar.

4.2 İletişim formu, teklif ve demo talepleri

• Hangi veriler: Ad soyad, şirket/işletme adı, telefon numarası, e-posta adresi, mesajınız, formun gönderildiği tarih-saat, IP adresi ve tarayıcı bilgisi (user-agent); sizinle yaptığımız sonraki yazışma ve görüşme notları.
• Amaç: (i) Talebinize dönüş yapılması, sorularınızın cevaplanması, teklif hazırlanması ve demo planlanması; (ii) formun otomatik yazılımlarla (bot) doldurulmasının ve kötüye kullanımın engellenmesi.
• Hukuki sebep: (i) için m.5/2-c (sizin talebinizle başlayan sözleşme öncesi görüşmelerin yürütülmesi; talep bir işletme adına yapıldığında m.5/2-f, meşru menfaat); (ii) için m.5/2-f.
• Kaynak ve yöntem: Sitemizdeki formu doldurmanız veya bize e-posta/telefonla ulaşmanız yoluyla; IP ve tarayıcı bilgisi form gönderilirken otomatik olarak.
• Kimlere aktarılır: Barındırma sağlayıcımıza; size cevap e-postası gönderilmesi için e-posta gönderim sağlayıcımıza.
• Yurt dışı aktarım: E-posta gönderim sağlayıcımız yurt dışında olursa ülke ve aktarım dayanağı (KVKK m.9/1 standart sözleşme, Modül 2) bu bölümde belirtilir; aksi hâlde yurt dışı aktarım yoktur.
• Saklama süresi: Son iletişimden itibaren 12 ay. Bu süre içinde müşterimiz olursanız veriler 4.4 kapsamında saklanır.

4.3 Asissa demo asistanıyla yapılan görüşmeler

Bu bölüm, Asissa'nın kendi tanıtım amaçlı demo asistanıyla yapılan görüşmeleri kapsar (sitemizden numara bırakarak demo araması istemeniz, demo numaramızı aramanız veya satış ekibimizin sizinle yaptığı canlı demo). Bir müşterimizin kendi asistanını panelden test etmesi bu kapsamda değildir; o görüşmeler müşterinin çalışma alanına kaydedilir ve 2(b)'deki rol ayrımına tabidir.

• Hangi veriler: Telefon numarası, görüşme sırasındaki canlı ses akışı, ses kaydı, konuşmanın yazılı dökümü (transkript), yapay zekâ tarafından üretilen kısa özet, görüşmenin tarih, saat ve süresi; demo sırasında kendiliğinden söylediğiniz ad, işletme adı gibi bilgiler.
• Amaç: (i) İstediğiniz demo görüşmesinin gerçekleştirilmesi ve asistanın nasıl çalıştığının size gösterilmesi; (ii) demo sonucunun (döküm ve özet) talep ederseniz size veya satış ekibimize gösterilmesi; (iii) demo numarasının kötüye kullanılmasının (ör. çok sayıda veya rahatsız edici arama) önlenmesi.
• Hukuki sebep: (i) ve (ii) için m.5/2-c (talebiniz üzerine sözleşme öncesi tanıtımın yapılması; işletme adına talep edildiğinde m.5/2-f); (iii) için m.5/2-f.
• Kaynak ve yöntem: Telefon görüşmesi sırasında sesli olarak ve telefon şebekesinden gelen arayan numarası bilgisiyle, otomatik yollarla. Görüşme başında yapay zekâ ile konuştuğunuz ve görüşmenin kaydedildiği size söylenir.
• Kimlere aktarılır: Görüşme sırasında konuşmanızı yazıya döken konuşma tanıma hizmet sağlayıcımıza (ABD), yanıtı ve görüşme özetini üreten dil modeli sağlayıcımıza (ABD) ve yanıtı sese çeviren ses sentezi hizmet sağlayıcımıza (ABD); kayıtların saklandığı barındırma sağlayıcımıza (Türkiye — planlanan). Ses kaydı yurt dışındaki sağlayıcılara gönderilmez. Bu sağlayıcılar verileri yalnızca bizim adımıza ve talimatımızla işler.
• Yurt dışı aktarım: Var — ABD. Dayanak: KVKK m.9/1 kapsamında Kurul'un ilan ettiği standart sözleşme (Veri Sorumlusundan Veri İşleyene, Modül 2), her sağlayıcıyla ayrı ayrı; imza ve Kurum'a bildirim süreci devam etmektedir, tarihler tamamlandığında bu bölümde yayımlanır. Sağlayıcıların kendi altyapı sağlayıcılarına yapılan sonraki aktarımlar için aynı güvenceler (m.9/8).
• Saklama süresi: Ses kaydı, döküm ve özet bizim sistemimizde 30 gün. Konuşma tanıma, dil modeli ve ses sentezi sağlayıcılarında kalıcı saklama yoktur; sağlayıcının hizmet koşulları gereği geçici saklama varsa en fazla 30 gün. Kötüye kullanım tespit edilen numaralara ait engelleme kaydı 12 ay.
• Lütfen dikkat: Demo görüşmesinde sağlık durumunuz gibi hassas bilgiler veya başka kişilere ait bilgiler paylaşmayın. Demo asistanı bu tür bilgileri istemez.

4.4 Hesap oluşturma, hesap sahipleri ve ekip üyeleri

• Hangi veriler: Ad soyad, e-posta adresi, telefon numarası, şifrenizin geri döndürülemez özeti (şifrenin kendisi saklanmaz), iki adımlı doğrulama ayarı, panel dili ve bildirim tercihleri, kullanıcı rolü (sahip, yönetici, üye), bağlı olduğunuz işletme(ler), hesap oluşturma ve kullanım sözleşmesi kabul kayıtları (sürüm, tarih-saat, IP adresi), paket ve kullanım bilgileri.
• Amaç: (i) Hesabın açılması, kimliğinizin doğrulanması ve panele erişiminizin sağlanması; (ii) Hizmet Sözleşmesi'nin kurulması ve ifası, paket ve Kredi kullanımının izlenmesi; (iii) ekip ve yetki yönetimi; (iv) sözleşme ve sözleşme değişikliklerinin kabul edildiğinin ispatı.
• Hukuki sebep: Hesap sahibi bakımından (i)–(iii) için m.5/2-c; işletmenin hesabına eklenen ekip üyeleri bakımından m.5/2-f (müşteri işletmeye hizmetin sunulması ve hesapların güvenli yönetimi); (iv) için m.5/2-e (bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması) ve m.5/2-ç (ticari kayıt yükümlülükleri).
• Kaynak ve yöntem: Kayıt formunu, panel ayarlarını doldurmanız veya ekip yöneticinizin sizi eklemesi yoluyla, elektronik ortamda.
• Kimlere aktarılır: Barındırma sağlayıcımıza (Türkiye — planlanan); hesap e-postalarının gönderimi için e-posta gönderim sağlayıcımıza; aynı işletme hesabındaki yetkili kullanıcılara (ad, e-posta ve rol bilgisi, yetkileri ölçüsünde).
• Yurt dışı aktarım: E-posta gönderim sağlayıcımız yurt dışında olursa ülke ve aktarım dayanağı (KVKK m.9/1 standart sözleşme, Modül 2) bu bölümde belirtilir; aksi hâlde yurt dışı aktarım yoktur.
• Saklama süresi: Sözleşme süresince ve sona ermesinden itibaren 10 yıl (TTK ve VUK kapsamındaki saklama ve zamanaşımı süreleri). Bu süre içinde veriler yalnızca hukuki yükümlülükler ve olası uyuşmazlıklar için, erişimi kısıtlanmış olarak tutulur. Silinen tekil kullanıcı hesapları 90 gün içinde aktif sistemlerden kaldırılır.

4.5 Google hesabıyla giriş

Panelde "Google hesabıyla giriş" seçeneğini kullanırsanız Google, sizin onayınızla bize kimlik bilgilerinizi iletir.

• Hangi veriler: Google hesabınızın e-posta adresi, adınız, profil fotoğrafınız ve Google hesap kimlik numarası (yalnızca "openid", "email" ve "profile" izinleri). Google şifrenize, e-postalarınıza, dosyalarınıza veya takviminize erişmeyiz.
• Amaç: Kimliğinizin doğrulanması ve panele şifresiz giriş yapabilmeniz.
• Hukuki sebep: m.5/2-c (hesap sahibi için) veya m.5/2-f (ekip üyesi için); 4.4'teki gibi.
• Kaynak ve yöntem: Google'ın giriş ekranında izin vermeniz üzerine Google'dan elektronik olarak.
• Kimlere aktarılır: Yeni bir aktarım yapılmaz; veriler 4.4'teki hesap verileriyle birlikte saklanır. Google, kendi giriş hizmeti bakımından bağımsız veri sorumlusudur ve kendi gizlilik politikasına tabidir.
• Yurt dışı aktarım: Asissa tarafından bu kapsamda bir aktarım yapılmaz.
• Saklama süresi: 4.4 ile aynı. Google bağlantısını hesap ayarlarından kaldırabilirsiniz; bu durumda Google hesap kimliği silinir.

Takvim entegrasyonu (Google/Outlook) ayrı bir izindir ve yalnızca işletmeniz bu özelliği açarsa istenir. Bu entegrasyonla işlenen randevu verileri işletmenizin verisidir (2(b)); entegrasyon erişim anahtarları şifreli saklanır ve yalnızca randevu oluşturma ve uygun saatleri okuma amacıyla kullanılır.

4.6 Ekibe davet edilen kişiler

Bir Asissa kullanıcısı sizi ekibine davet ettiğinde, verilerinizi sizden değil davet edenden alırız. Bu nedenle davet e-postası, bu metne bağlantı içerir.

• Hangi veriler: E-posta adresiniz, (davet eden girdiyse) adınız, size verilecek rol, daveti gönderen kişi ve işletme, davetin tarihi ve durumu.
• Amaç: Davetin size iletilmesi ve kabul etmeniz hâlinde hesabınızın ilgili işletmeye bağlanması.
• Hukuki sebep: m.5/2-f (müşteri işletmenin ekibini yönetebilmesi).
• Kaynak ve yöntem: Davet eden kullanıcının panele girmesiyle, elektronik ortamda.
• Kimlere aktarılır: E-posta gönderim sağlayıcımıza; barındırma sağlayıcımıza.
• Yurt dışı aktarım: 4.4'teki e-posta sağlayıcısı açıklaması geçerlidir.
• Saklama süresi: Davet 7 gün geçerlidir; kabul edilmeyen davetler gönderimden itibaren 30 gün sonra silinir. Kabul edilirse 4.4 uygulanır.

4.7 Oturum, giriş geçmişi ve güvenlik kayıtları

• Hangi veriler: Giriş ve çıkış zamanları, başarılı ve başarısız giriş denemeleri, IP adresi, tarayıcı ve cihaz bilgisi (user-agent), açık oturumlar, iki adımlı doğrulama olayları, şifre sıfırlama talepleri, paneldeki önemli işlemlerin kaydı (ör. kayıt indirme, veri silme, rol değişikliği, ayar değişikliği), teknik hata kayıtları.
• Amaç: (i) Yetkisiz erişimin tespit edilip önlenmesi ve size "yeni cihazdan giriş" gibi güvenlik uyarıları gönderilmesi; (ii) açık oturumlarınızı görüp kapatabilmeniz; (iii) güvenlik olaylarının incelenmesi ve KVKK m.12 kapsamındaki veri güvenliği yükümlülüğümüzün yerine getirilmesi; (iv) yazılım hatalarının tespit edilip giderilmesi.
• Hukuki sebep: (i), (ii) ve (iv) için m.5/2-f; (iii) için m.5/2-ç (KVKK m.12'den doğan hukuki yükümlülük).
• Kaynak ve yöntem: Paneli kullanmanız sırasında otomatik yollarla.
• Kimlere aktarılır: Barındırma sağlayıcımıza; bir güvenlik olayı hâlinde ve talep üzerine yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına; hesabınızın bağlı olduğu işletmenin yetkili kullanıcılarına (yalnızca o işletmenin çalışma alanındaki işlem kayıtları).
• Yurt dışı aktarım: Yok. İleride yurt dışında bir hata izleme aracı kullanılırsa ülke ve aktarım dayanağı bu bölümde belirtilir. Hata kayıtlarına kişisel veri yazılmaz; IP ve e-posta gibi bilgiler maskelenir.
• Saklama süresi: 2 yıl.

4.8 Faturalama ve ödeme

• Hangi veriler: Fatura unvanı veya ad soyad, vergi kimlik numarası (VKN) veya şahıs işletmeleri için T.C. kimlik numarası (TCKN), vergi dairesi, fatura adresi, fatura e-posta adresi, paket ve kullanım bilgileri, fatura ve tahsilat kayıtları, havale/EFT açıklamaları, ödeme kuruluşundan gelen işlem sonucu ve kartın maskelenmiş son dört hanesi.
• Kart bilgileri: Kredi kartı bilgileriniz lisanslı ödeme kuruluşunun güvenli sayfasında girilir ve Asissa sistemlerinde saklanmaz.
• Amaç: (i) Hizmet bedelinin tahsil edilmesi; (ii) e-Fatura veya e-Arşiv faturanın düzenlenmesi; (iii) muhasebe kayıtlarının tutulması ve vergi mevzuatından doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi; (iv) ödenmeyen bedellerin takibi.
• Hukuki sebep: (i) için m.5/2-c; (ii) ve (iii) için m.5/2-a (213 sayılı Vergi Usul Kanunu ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu'nda açıkça öngörülmesi) ve m.5/2-ç; (iv) için m.5/2-e.
• Kaynak ve yöntem: Panelde fatura bilgilerini girmeniz, ödeme yapmanız ve ödeme kuruluşundan gelen elektronik bildirimler yoluyla.
• Kimlere aktarılır: Lisanslı ödeme kuruluşuna (Türkiye; ödemenin alınması); e-Fatura/e-Arşiv entegratörüne (Türkiye) ve onun aracılığıyla Gelir İdaresi Başkanlığı'na (faturanın düzenlenmesi); mali müşavirimize (muhasebe); bankalara (havale/EFT); talep hâlinde vergi denetim elemanları ve yetkili kamu kurumlarına; alacak takibi gerekirse avukatlarımıza ve icra dairelerine.
• Yurt dışı aktarım: Yok.
• Saklama süresi: Fatura ve muhasebe kayıtları, ilgili takvim yılının sonundan itibaren 10 yıl.

4.9 Destek talepleri

• Hangi veriler: Ad soyad, e-posta, telefon, işletme adı, talebin konusu ve içeriği, eklediğiniz dosya veya ekran görüntüleri, yazışma geçmişi, talebin durumu ve memnuniyet puanınız (verirseniz).
• Amaç: (i) Destek talebinizin incelenmesi ve çözülmesi; (ii) arızaların ve tekrarlayan sorunların kayıt altına alınarak giderilmesi; (iii) sözleşmedeki destek yanıt sürelerine uyulduğunun ispatı.
• Hukuki sebep: (i) için m.5/2-c (hesap sahibi) veya m.5/2-f (ekip üyesi); (ii) için m.5/2-f; (iii) için m.5/2-e.
• Kaynak ve yöntem: Panel içi destek formu, e-posta veya telefon yoluyla.
• Kimlere aktarılır: Barındırma sağlayıcımıza; e-posta gönderim sağlayıcımıza; sorun bir alt yükleniciden kaynaklanıyorsa yalnızca gerekli teknik bilgiler o sağlayıcıya.
• Yurt dışı aktarım: 4.4'teki e-posta sağlayıcısı açıklaması geçerlidir.
• Saklama süresi: Sözleşme süresince ve sona ermesinden itibaren 3 yıl.
• Arayan verilerine erişim: Destek ekibimiz, bir sorunu çözmek için işletmenizin çalışma alanındaki görüşme kayıtlarına ancak sizin talebiniz veya izninizle, gerekli olduğu ölçüde ve kayıt altına alınarak erişir. Bu erişim, 2(b) kapsamında işletmeniz adına yapılan bir işlemdir.

Lütfen destek taleplerine gerekmedikçe arayanlarınıza ait kişisel verileri (ör. ses kaydı, telefon numarası) eklemeyin; bir görüşmeyi işaret etmek için görüşme numarasını yazmanız yeterlidir.

4.10 Hizmetle ilgili bildirimler

• Hangi veriler: E-posta adresi, telefon numarası, ad, bildirim tercihleri, bildirimin gönderilme ve iletilme kayıtları; mobil uygulamalarımızı kullanıyorsanız cihazınızın bildirim belirteci ve opak cihaz kimliği.
• Amaç: Hizmetin sunulması için gerekli bildirimlerin gönderilmesi: hesap doğrulama, şifre sıfırlama, güvenlik uyarıları, fatura ve ödeme bildirimleri, Kredi ve paket sınırı uyarıları, sözleşme ve fiyat değişikliği bildirimleri, planlı bakım ve arıza duyuruları, sizin açtığınız günlük özet ve görüşme bildirimleri.
• Hukuki sebep: m.5/2-c; sözleşme ve fiyat değişikliği bildirimleri için ayrıca m.5/2-ç.
• Kaynak ve yöntem: Hesap ve bildirim ayarlarınızdan, elektronik ortamda.
• Kimlere aktarılır: E-posta gönderim sağlayıcımıza; mobil uygulama bildirimleri (gelen arama, geri dönüş hatırlatması gibi) için anlık bildirim hizmet sağlayıcımıza. Anlık bildirim sağlayıcısına yalnızca opak cihaz ve kullanıcı kimlikleri, bildirim belirteci ve bildirim türü iletilir; bildirim içeriğinde adınız, arayanın adı veya numarası gibi kişisel veriler bulunmaz.
• Yurt dışı aktarım: E-posta için 4.4'teki açıklama geçerlidir. Anlık bildirim hizmet sağlayıcımız yurt dışındadır (ABD; sağlayıcı verileri AB'de barındırır). Dayanak: KVKK m.9/1 standart sözleşme (Modül 2); imza ve Kurum'a bildirim süreci devam etmektedir.
• Saklama süresi: Gönderim kayıtları 6 ay. Cihaz bildirim kaydı, uygulamadan çıkış yaptığınızda veya cihaz hesaptan kaldırıldığında silinir.

Bu bildirimler ticari elektronik ileti değildir ve tanıtım içermez. Görüşme bildirimleri ve günlük özetler arayanlara ait bilgiler içerebilir; bu içerik 2(b) kapsamında işletmeniz adına işlenir.

4.11 Ticari elektronik ileti ve pazarlama (yalnızca izninizle)

• Hangi veriler: Ad soyad, e-posta adresi, telefon numarası, işletme adı, izin ve ret kayıtları (tarih, kanal, izin metninin sürümü), e-postaların açılma ve tıklanma bilgisi (bu ölçüm kullanılırsa).
• Amaç: Yeni özellikler, kampanyalar, etkinlikler ve sektörel içerikler hakkında e-posta veya telefonla bilgi verilmesi.
• Hukuki sebep: KVKK m.5/1 (açık rıza) ve 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun m.6 kapsamında ticari elektronik ileti onayı. Onay metni Ek-1'dedir; vermemeniz hizmetten yararlanmanızı etkilemez.
• Kaynak ve yöntem: Formlarda ve panelde ayrı olarak işaretlediğiniz onay kutusu veya İleti Yönetim Sistemi (İYS) üzerinden.
• Kimlere aktarılır: İleti Yönetim Sistemi A.Ş.'ye (onay ve retlerin kaydı, kanuni zorunluluk); e-posta gönderim sağlayıcımıza.
• Yurt dışı aktarım: 4.4'teki e-posta sağlayıcısı açıklaması geçerlidir.
• Saklama süresi: Onayınız geri alınana kadar; onay ve ret kayıtları, ispat amacıyla geri alma tarihinden itibaren 3 yıl.
• Geri alma: Her iletideki ret bağlantısıyla, İYS üzerinden (iys.org.tr) veya KVKK başvuru e-posta adresimize yazarak, ücretsiz ve gerekçe göstermeden. Ret talebiniz en geç 3 iş günü içinde uygulanır.

4.12 Hukuki yükümlülükler, talepler ve uyuşmazlıklar

• Hangi veriler: Yukarıdaki faaliyetlerde işlenen verilerden, ilgili talep veya uyuşmazlıkla bağlantılı olanlar; KVKK başvurularınız ve bunlara verilen cevaplar.
• Amaç: (i) Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarının, mahkemelerin ve icra dairelerinin kanuna dayanan bilgi ve belge taleplerinin karşılanması; (ii) KVKK m.11 başvurularının cevaplanması; (iii) dava, icra, şikâyet ve benzeri uyuşmazlıklarda haklarımızın korunması; (iv) veri ihlali hâlinde Kurul'a ve ilgili kişilere bildirim yapılması.
• Hukuki sebep: (i), (ii) ve (iv) için m.5/2-ç; (iii) için m.5/2-e.
• Kaynak ve yöntem: Mevcut kayıtlarımızdan ve size ya da talepte bulunan makama ait yazışmalardan.
• Kimlere aktarılır: Kişisel Verileri Koruma Kurumu, mahkemeler, icra daireleri, savcılıklar ve diğer yetkili kamu kurum ve kuruluşları; avukatlarımız, mali müşavirimiz ve bağımsız denetçilerimiz (sır saklama yükümlülüğü altında).
• Yurt dışı aktarım: Yok.
• Saklama süresi: İlgili zamanaşımı ve kanuni süreler boyunca; KVKK başvuru kayıtları, başvurunun sonuçlanmasından itibaren 3 yıl.

5. Hukuki sebeplerin açıklaması5. Hukuki sebeplerin açıklaması

KVKK m.5/1 uyarınca kişisel veriler kural olarak açık rıza ile işlenir. Ancak m.5/2'de sayılan durumlardan biri varsa açık rıza aranmaz. Bu metinde kullandığımız hukuki sebepler şunlardır:

• m.5/2-a — Kanunlarda açıkça öngörülmesi: Örneğin fatura düzenlenmesi ve ticari defterlerin tutulması (VUK, TTK).
• m.5/2-c — Sözleşmenin kurulması veya ifası: Sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait verilerin işlenmesi; sizin talebinizle başlayan sözleşme öncesi görüşmeler dâhil.
• m.5/2-ç — Hukuki yükümlülük: Veri güvenliği, yetkili makam talepleri, KVKK başvuruları ve ihlal bildirimleri gibi kanundan doğan yükümlülüklerimiz.
• m.5/2-e — Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması: Sözleşme kabulünün ispatı, alacak takibi, uyuşmazlıklar.
• m.5/2-f — Meşru menfaat: Temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla, işletmemizin meşru menfaati için zorunlu olan işlemeler. Bu sebebe dayandığımız her yerde menfaatimizi (site ve hesap güvenliği, müşteri işletmeye hizmet sunulması, kötüye kullanımın önlenmesi) yukarıda açıkça yazdık ve yalnızca bu amaç için gerekli verileri işliyoruz.
• m.5/1 — Açık rıza: Yalnızca ticari elektronik iletiler (Ek-1), isteğe bağlı işlemeler (Ek-2) ve zorunlu olmayan çerezler için. Açık rızanızı her zaman, geleceğe etkili olmak üzere geri alabilirsiniz.

Asissa, kendi veri sorumlusu olduğu faaliyetlerde özel nitelikli kişisel veri (sağlık, biyometrik veri vb.) işlemeyi amaçlamaz ve bu tür verileri talep etmez.

6. Verilerin aktarıldığı alıcılar ve alt işleyenler6. Verilerin aktarıldığı alıcılar ve alt işleyenler

Kişisel verilerinizi satmayız, kiralamayız ve reklam amacıyla üçüncü kişilerle paylaşmayız. Verileriniz yalnızca Bölüm 4'te belirtilen amaçlarla ve aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılır.

a) Hizmet sağlayıcılarımız (bizim adımıza işleyenler — veri işleyenler)

b) Bağımsız veri sorumluları: Google (Google hesabıyla giriş seçeneğinde), İleti Yönetim Sistemi A.Ş., bankalar, Gelir İdaresi Başkanlığı, mali müşavir, avukatlar ve denetçiler, yetkili kamu kurum ve kuruluşları ve yargı mercileri.

c) Şirket işlemleri: Asissa'nın birleşmesi, bölünmesi, devri veya hizmetin bir başka şirkete devri hâlinde veriler, bu metindeki amaçlarla sınırlı olarak ve aynı korumaya tabi tutulmak kaydıyla devralan tarafa aktarılabilir; bu durumda size önceden bilgi verilir.

Alt işleyen değişiklikleri: Alıcı grupları Güvenlik ve KVKK sayfasında yayımlanır; hizmet sağlayıcılarımızın unvanlarını iletişim kanallarımız üzerinden talep edebilirsiniz. Müşterilerimizin arayan verileri için kullandığımız alt işleyenler ve bunlara ilişkin değişiklik bildirimleri veri işleme sözleşmesinde ayrıca düzenlenmiştir.

Yurt dışı aktarımlara ilişkin genel açıklama: KVKK m.9 uyarınca yurt dışına aktarım, m.5'teki hukuki sebeplerden birinin bulunması ve m.9'da sayılan uygun güvencelerden birinin sağlanması hâlinde yapılabilir. Kurul henüz hiçbir ülke için yeterlilik kararı vermemiştir. Bu nedenle yurt dışındaki sağlayıcılarımızla Kurul'un ilan ettiği standart sözleşmeleri değiştirmeden imzalar ve imzaların tamamlanmasından itibaren 5 iş günü içinde Kurum'a bildiririz.

7. Yapay zekâ kullanımı ve açık beyanlarımız7. Yapay zekâ kullanımı ve açık beyanlarımız

Yapay zekâyı nerede kullanıyoruz?

• Demo asistanımızda (4.3): Konuşmanızı yazıya dökmek, sorunuza yanıt üretmek, yanıtı sese çevirmek ve görüşmenin kısa özetini çıkarmak için.
• Müşterilerimizin asistanlarında (2(b)): İşletme adına, işletmenin verdiği bilgiler ve ayarlarla. Bu işlemede Asissa veri işleyendir.

Asistanımız her görüşmenin başında bir yapay zekâ asistanı olduğunu söyler. Yapay zekâ yanıtları hatalı veya eksik olabilir; asistan tıbbi, hukuki veya mali tavsiye vermez.

Yapmadıklarımız:

1. Model eğitimi yok. Demo görüşmeleriniz, hesap verileriniz ve müşterilerimizin arayan verileri; Asissa'nın veya yapay zekâ sağlayıcılarımızın genel yapay zekâ modellerini eğitmek için kullanılmaz. Sağlayıcı sözleşmelerimizde eğitime kullanım kapalıdır.
2. Satış yok. Kişisel verileri satmayız, kiralamayız, veri simsarlarına veya reklam ağlarına vermeyiz.
3. Ses biyometrisi yok. Ses kayıtlarından ses izi (voiceprint) çıkarmayız, kişiyi sesinden tanıma veya doğrulama yapmayız, sesten duygu, yaş veya sağlık çıkarımı yapmayız.
4. Müşteriler arası havuz yok. Bir işletmenin arayan verisini başka bir işletme için veya kendi amaçlarımız (pazarlama, demo, kıyaslama) için kullanmayız. Ürün geliştirme ve istatistik için yalnızca kimseyle ilişkilendirilemeyecek biçimde anonimleştirilmiş, toplu veriler kullanılır.
5. Reklam profillemesi yok. Panel kullanımınızdan reklam amaçlı profil çıkarmayız.

Otomatik kararlar: Hesap ve demo süreçlerinde, hakkınızda yalnızca otomatik sistemlerle hukuki sonuç doğuran bir karar vermeyiz. Kötüye kullanım şüphesiyle bir numaranın engellenmesi veya bir hesabın geçici olarak kısıtlanması gibi otomatik güvenlik önlemleri, talebiniz üzerine bir çalışanımız tarafından incelenir. KVKK m.11/1-g uyarınca, yalnızca otomatik sistemlerle yapılan bir analiz sonucunda aleyhinize bir sonuç doğduğunu düşünüyorsanız itiraz edebilirsiniz.

8. Saklama süreleri8. Saklama süreleri

Kişisel veriler, işlendikleri amaç için gereken süre ve kanuni saklama süreleri boyunca saklanır; süre dolunca silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Bu işlemleri Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik'e uygun olarak, 6 ayı aşmayan periyodik imha dönemlerinde yaparız ve imha kayıtlarını en az 3 yıl saklarız. Yedeklerdeki kopyalar en geç 90 gün içinde yedek döngüsünden düşer.

9. Verilerinizi nasıl koruyoruz?9. Verilerinizi nasıl koruyoruz?

KVKK m.12 ve Kurum'un Kişisel Veri Güvenliği Rehberi doğrultusunda aldığımız başlıca teknik ve idari tedbirler:

• Tüm bağlantılarda TLS ile şifreli iletişim; desteklenen hatlarda TLS/SRTP.
• Şifrelerin geri döndürülemez biçimde özetlenmesi (scrypt); gizli anahtarların AES-256-GCM ile şifrelenmesi.
• Rol tabanlı yetkilendirme (sahip, yönetici, üye), iki adımlı doğrulama, açık oturumların görülebilmesi ve kapatılabilmesi.
• İşletmeler arası veri ayrımı; her işletmenin verisine yalnızca o işletmenin yetkili kullanıcıları erişir.
• Önemli işlemlerin kayıt altına alınması; teknik kayıtlarda kişisel verilerin maskelenmesi.
• Düzenli yedekleme, yetkisiz erişim tespiti, güvenlik güncellemeleri.
• Çalışanlarımızın gizlilik taahhütleri, eğitimleri ve "bilmesi gereken" ilkesine göre sınırlı erişim.
• Hizmet sağlayıcılarımızla veri işleme ve gizlilik sözleşmeleri, sağlayıcıların denetimi.
• Veri ihlali müdahale planı: Kendi veri sorumlusu olduğumuz verilerde bir ihlali öğrendiğimiz andan itibaren gecikmeksizin ve en geç 72 saat içinde Kurul'a, gerekli hâllerde size bildirim.

Hiçbir sistem tamamen risksiz değildir. Hesabınızın güvenliği için iki adımlı doğrulamayı açmanızı ve şifrenizi başka hizmetlerde kullanmamanızı öneririz.

10. KVKK m.11 kapsamındaki haklarınız10. KVKK m.11 kapsamındaki haklarınız

KVKK m.11 uyarınca Asissa'ya başvurarak:

a) Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,

b) İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

c) İşlenme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

ç) Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

d) Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,

e) KVKK m.7'de öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,

f) (d) ve (e) bentlerine göre yapılan işlemlerin, verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

g) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

ğ) Kanuna aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz.

Hesabınızdaki ad, e-posta, telefon ve bildirim tercihleri gibi bilgileri panelden kendiniz düzeltebilir, ticari ileti onayınızı panelden veya iletilerdeki bağlantıdan geri alabilirsiniz.

11. Başvuru yöntemi11. Başvuru yöntemi

Başvurunuzu Başvuru Tebliği'ne uygun olarak, Türkçe ve aşağıdaki yollardan biriyle yapabilirsiniz:

Başvuruda bulunması gerekenler: Ad soyad; yazılı başvurularda imza; Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruk ve pasaport numarası veya varsa kimlik numarası; tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi; varsa bildirime esas e-posta adresi, telefon veya faks numarası; talep konusu; varsa konuyla ilgili bilgi ve belgeler. Başkası adına başvuruyorsanız, bu konuda özel yetki içeren vekâletname veya yasal temsil belgesi gerekir.

Kimliğinizi doğrulamak için gerekli olandan fazla bilgi istemeyiz. Başvurunun sizden geldiğini doğrulayamazsak ek bilgi isteyebiliriz.

Cevap süresi ve ücret: Başvurunuzu, niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırırız. Cevabımız yazılı olarak veya elektronik ortamda verilir. Kural ücretsizliktir; ancak Başvuru Tebliği uyarınca yazılı cevabın 10 sayfayı aşması hâlinde her ek sayfa için 1 TL, cevabın CD, USB bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi hâlinde kayıt ortamının maliyeti kadar ücret alınabilir. Başvuru bizim hatamızdan kaynaklandıysa alınan ücret iade edilir.

Kurul'a şikâyet: Başvurunuzun reddedilmesi, cevabımızı yetersiz bulmanız veya süresinde cevap verilmemesi hâllerinde; cevabımızı öğrendiğiniz tarihten itibaren 30 gün içinde ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilirsiniz (KVKK m.14).

Arayan verileriyle ilgili başvurular: Asissa'yı kullanan bir işletmeyle yaptığınız görüşmelere ilişkin başvurular o işletmeye yapılmalıdır (Bölüm 2). Bize ulaşırsa en geç 5 iş günü içinde ilgili işletmeye iletir ve size bilgi veririz.

12. Kişisel verilerin verilmesi zorunlu mu?12. Kişisel verilerin verilmesi zorunlu mu?

Hesap açmak, hizmeti kullanmak ve fatura almak için 4.4 ve 4.8'de sayılan verileri vermeniz zorunludur; bunlar olmadan hizmeti sunamayız. İletişim formunda ad, iletişim bilgisi ve mesaj dışındaki alanlar isteğe bağlıdır. Ticari ileti onayı ve zorunlu olmayan çerezler tamamen isteğe bağlıdır; vermemeniz hizmetten yararlanmanızı etkilemez.

13. Çocukların verileri13. Çocukların verileri

Asissa yalnızca işletmelere yönelik (B2B) bir hizmettir; 18 yaşından küçüklerin hesap açması, iletişim formunu doldurması veya demo talep etmesi amaçlanmamıştır. 18 yaşından küçük birine ait verinin bize iletildiğini öğrenirsek, kanuni saklama yükümlülüğü yoksa bu veriyi sileriz. Bu durumu fark ederseniz KVKK başvuru e-posta adresimize bildirebilirsiniz.

Müşterilerimizi arayan kişiler arasında çocuklar bulunabilir; bu verilerin veri sorumlusu ilgili işletmedir (Bölüm 2).

14. Bu metindeki değişiklikler14. Bu metindeki değişiklikler

Bu metni, işleme faaliyetlerimiz, hizmet sağlayıcılarımız veya mevzuat değiştiğinde güncelleriz. Güncel sürüm her zaman asissa.ai/gizlilik adresindedir; üst kısımda sürüm numarası ve yürürlük tarihi yer alır, önceki sürümler arşivde tutulur. Yeni bir işleme amacı, yeni bir alıcı grubu veya yeni bir yurt dışı aktarım gibi önemli değişiklikleri yürürlüğe girmeden en az 15 gün önce hesap sahiplerine e-posta veya panel bildirimiyle duyururuz. Açık rızaya dayanan yeni bir işleme için ayrıca açık rızanızı isteriz.

15. Çerezler15. Çerezler

Bu bölüm, asissa.ai internet sitemizde ve panelimizde kullanılan çerezleri ve benzer teknolojileri (tarayıcı yerel depolama alanı gibi) açıklar. Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nun Çerez Uygulamaları Hakkında Rehber'i (2022) ve KVKK m.5, m.9 ve m.10 esas alınmıştır.

Bugünkü durum: Sitemizde ve panelimizde analitik, reklam, pazarlama veya işlevsel (zorunlu olmayan) çerez kullanılmamaktadır; yalnızca sitenin ve panelin çalışması için zorunlu olan kayıtlar kullanılır. İleride bu tür bir araç eklenirse bu bölüm güncellenir ve araç, siz ilgili kategoriyi onaylamadıkça çalıştırılmaz.

15.1 Kullandığımız kayıtlar

• Tüm kayıtlar birinci taraftır (Asissa tarafından yerleştirilir); üçüncü taraflarla paylaşılmaz ve yurt dışına aktarılmaz.
• Hukuki sebep: KVKK m.5/2-c (talep ettiğiniz hizmetin sunulması) ve m.5/2-f (site ve hesap güvenliği konusundaki meşru menfaatimiz). Bu kayıtlar olmadan site veya panel çalışmadığından onayınız gerekmez ve kapatılamaz.
• Zorunlu kayıtlarla yalnızca oturum bilgisi ve tercihleriniz işlenir. Çerez verilerini satmayız; çerezlerle sağlık veya başka özel nitelikli veri toplamayız; panelde reklam veya pazarlama çerezi kullanmayız.
• Yeni bir çerez veya sağlayıcı eklendiğinde bu tablo güncellenir; zorunlu olmayan çerezlerin süresi 13 ayı aşmaz.

15.2 Çerez bildirimi ve onay

Sitemize ilk girdiğinizde bir çerez bildirimi gösterilir. Bu bildirimde şu kurallara uyarız:

• Onay vermeden zorunlu olmayan hiçbir çerez yerleştirilmez; işlevsel, analitik ve pazarlama kategorilerine ait kodlar siz onaylayana kadar yüklenmez.
• "Kabul et" ve "Reddet" düğmeleri aynı ilk ekranda, aynı görünümde ve aynı kolaylıkta sunulur. "Tercihler" ile her kategoriyi ayrı ayrı seçebilirsiniz; zorunlu çerezler dışındaki hiçbir kutu önceden işaretli değildir.
• Sayfayı kaydırmak, siteyi kullanmaya devam etmek veya bildirimi görmezden gelmek onay sayılmaz; seçim yapmazsanız yalnızca zorunlu kayıtlar kullanılır. Siteye erişim, çerezlerin kabul edilmesi şartına bağlanmaz.
• Tercihiniz tarih ve politika sürümüyle birlikte yalnızca tarayıcınızda saklanır; 6 ay sonra veya bu bölümde önemli bir değişiklik olduğunda yeniden sorulur. Zorunlu olmayan yeni bir kategori veya yurt dışında bir sağlayıcı eklenirse onayınız yeniden istenir.

15.3 Tercihlerinizi nasıl yönetebilirsiniz?

• Sitemiz üzerinden: Her sayfanın altındaki "Çerez ayarları" bağlantısıyla tercihlerinizi istediğiniz zaman değiştirebilir veya onayınızı geri alabilirsiniz. Onayınızı geri aldığınızda ilgili çerezler bir sonraki sayfa yüklemesinde kaldırılır.
• Tarayıcınız üzerinden: Tarayıcı ayarlarından çerezleri ve site verilerini görebilir, silebilir veya engelleyebilirsiniz. Zorunlu kayıtları engellerseniz panel girişi ve form gönderimi çalışmayabilir.
• Çerezlerle işlenen verileriniz için de 10. bölümdeki haklarınızı 11. bölümdeki yöntemlerle kullanabilirsiniz.

Ek-1: Ticari elektronik ileti ve pazarlama açık rıza metniEk-1: Ticari elektronik ileti ve pazarlama açık rıza metni

Bu metin aydınlatma metninden ayrı olarak sunulur. Formlarda ve panelde işaretlenmemiş bir onay kutusuyla, onay kutusunun yanında bu metne bağlantı verilerek kullanılır. Onay vermek, hizmetten yararlanmanın şartı değildir.

Asissa A.Ş. ("Asissa") tarafından, Gizlilik Politikası ve Aydınlatma Metni'nin 4.11. bölümünde açıklandığı şekilde;

• ad soyad, e-posta adresi, telefon numarası ve işletme adı bilgilerimin,
• Asissa'nın ürün ve özellikleri, kampanyaları, fiyat avantajları, etkinlikleri ve sektörel içerikleri hakkında bana bilgi verilmesi amacıyla işlenmesine,
• bu amaçla aşağıda seçtiğim kanallardan bana ticari elektronik ileti gönderilmesine ve onayımın İleti Yönetim Sistemi'ne (İYS) kaydedilmesine

açık rıza ve onay veriyorum.

İleti almak istediğim kanallar (her biri ayrıca seçilir, hiçbiri önceden işaretli değildir):

• ☐ E-posta
• ☐ Telefon araması

Bu onayı istediğim zaman, hiçbir gerekçe göstermeden ve ücretsiz olarak; iletilerdeki ret bağlantısıyla, iys.org.tr üzerinden, panelimdeki bildirim ayarlarından veya Asissa'nın KVKK başvuru e-posta adresine yazarak geri alabileceğimi biliyorum. Geri almam, o zamana kadar yapılan işlemeleri etkilemez; ret talebim en geç 3 iş günü içinde uygulanır.

Onay tarihi, onay metni sürümü ve kanal/kaynak bilgisi onay anında otomatik olarak kaydedilir.

Ek-2: İsteğe bağlı işlemeler için açık rıza metinleriEk-2: İsteğe bağlı işlemeler için açık rıza metinleri

Aşağıdaki işlemeler hizmetin sunulması için gerekli değildir. Her biri ayrı bir onay kutusu veya ayrı bir onay adımıyla, yalnızca ilgili özellik kullanıma açıldığında sunulur. Onay vermemek hiçbir hizmetin kullanımını engellemez.

2.A Demo görüşmesi kaydının daha uzun saklanması ve ekip tarafından incelenmesi

Asissa A.Ş. tarafından, benimle yapılan demo görüşmesinin ses kaydı, yazılı dökümü ve özetinin; Asissa'nın kendi demo asistanının yanıtlarının ve senaryosunun iyileştirilmesi amacıyla, Asissa çalışanlarınca dinlenip incelenmek üzere görüşme tarihinden itibaren 6 ay saklanmasına açık rıza veriyorum.

Bu kayıtların herhangi bir yapay zekâ modelini eğitmek için kullanılmayacağını, üçüncü kişilerle paylaşılmayacağını ve süre sonunda silineceğini; rızamı Asissa'nın KVKK başvuru e-posta adresine yazarak her zaman geri alabileceğimi ve bu durumda kaydın standart 30 günlük süre sonunda veya hemen silineceğini biliyorum.

☐ Onaylıyorum (önceden işaretli değildir)

2.B Referans olarak ad, unvan ve görüş kullanımı

Asissa A.Ş. tarafından; adımın, işletmemdeki unvanımın, (varsa) fotoğrafımın ve Asissa hakkındaki görüşümün, Asissa'nın internet sitesinde, sosyal medya hesaplarında ve tanıtım sunumlarında müşteri referansı olarak, 2 yıl süreyle yayımlanmasına açık rıza veriyorum. Rızamı her zaman geri alabileceğimi; bu durumda içeriğin Asissa'nın kontrolündeki mecralardan en geç 15 gün içinde kaldırılacağını biliyorum.

☐ Onaylıyorum (önceden işaretli değildir)