İşletmeler için arayan aydınlatma şablonları

A. Görüşme başı kısa anons metinleri

A.0 Tüm anonslar için ortak kurallar

1. Anons, konuşmanın esas kısmı başlamadan önce ve her aramada okunur. Asistan arayanın talebini dinlemeye anons bittikten sonra başlar.
2. Anons şunları söyler: işletmenin (veri sorumlusunun) adı, karşıdakinin yapay zekâ asistanı olduğu, görüşmenin kaydedildiği ve yazıya döküldüğü, belirli amaç ve hukuki sebep, verinin yurt dışındaki yapay zekâ hizmet sağlayıcıları aracılığıyla işlendiği, tam metnin nerede olduğu ve bir insanla görüşme seçeneği.
3. Anons hiçbir zaman "görüşmeye devam ederek kabul etmiş olursunuz" veya benzeri bir ifade içermez. Görüşmeye devam etmek açık rıza sayılmaz (Kurul 2026/1183).
4. Anonsun içinde açık rıza istenmez. Açık rıza gerekiyorsa (bkz. C.1), anonstan sonra ayrı ve olumlu bir adımla (tuşa basma) alınır.
5. Tuş seçenekleri bütün anonslarda aynıdır: 1 tam aydınlatma metnini dinleme, 0 kayıt yapılmadan bir çalışanla görüşme veya geri arama talebi.
6. Kısa web adresi gerçekten çalışmalı ve tam aydınlatma metnine (Bölüm B) açılmalıdır.
7. Anonsu kısa tutun: hedef 25–35 saniye. Sesin hızı ve tonlaması deneme aramasıyla kontrol edilmelidir.

A.1 Genel işletme anonsu

Merhaba, [İşletme adı]'na ulaştınız. Ben [İşletme adı]'nın yapay zekâ asistanıyım.

[İşletme ticari unvanı], sorunuzu yanıtlamak, talebinizi kaydetmek ve size geri dönebilmek amacıyla bu görüşmeyi kaydeder ve yazıya döker. Bu işlem, talebinizin yerine getirilmesi ve işletmemizin meşru menfaati hukuki sebeplerine dayanır. Görüşme, ABD'deki yapay zekâ hizmet sağlayıcılarımız aracılığıyla işlenir.

Aydınlatma metninin tamamını ve haklarınızı dinlemek için 1'e basabilir ya da [kısa web adresi] adresini ziyaret edebilirsiniz. Kayıt yapılmadan bir çalışanımızla görüşmek isterseniz 0'a basın.

Size nasıl yardımcı olabilirim?

İşletme görüşme kayıtlarını çalışan eğitimi veya hizmet denetimi için de dinleyecekse ikinci paragrafa şu cümle eklenir:

Kayıtlar ayrıca, verdiğimiz bilgilerin doğruluğunu denetlemek ve çalışanlarımızı eğitmek amacıyla yetkili çalışanlarımızca dinlenebilir; bu da meşru menfaatimize dayanır.

A.2 Klinik ve sağlık kuruluşu anonsu

Merhaba, [Klinik adı]'na ulaştınız. Ben kliniğimizin yapay zekâ asistanıyım. Randevu ve genel bilgi taleplerinize yardımcı oluyorum; tıbbi tavsiye veremem. Acil bir durumdaysanız lütfen 112'yi arayın.

[Klinik ticari unvanı / hekim adı soyadı], randevu talebinizi almak, randevunuzu yönetmek ve size ulaşabilmek amacıyla bu görüşmeyi kaydeder ve yazıya döker. Bu işlem, talebinizin yerine getirilmesi ve kliniğimizin meşru menfaati hukuki sebeplerine dayanır. Görüşme, ABD'deki yapay zekâ hizmet sağlayıcılarımız aracılığıyla işlenir.

Lütfen telefonda sağlık durumunuzla ilgili ayrıntı paylaşmayın; hangi bölüm veya tedavi için randevu istediğinizi söylemeniz yeterlidir. Ayrıntıları muayene sırasında hekiminize iletebilirsiniz.

Aydınlatma metninin tamamı için 1'e basın ya da [kısa web adresi] adresini ziyaret edin. Kayıt yapılmadan bir çalışanımızla görüşmek isterseniz 0'a basın.

Klinik açık rızaya dayanacaksa, bu anonstan hemen sonra C.1.a adımı çalınır. Rıza verilmezse asistan sağlık bilgisi sormaz; yalnızca ad, telefon ve tercih edilen gün-saat bilgisini alır veya aramayı bir çalışana aktarır.

A.3 Randevu odaklı işletme anonsu (kuaför, güzellik merkezi, oto servis, restoran vb.)

Merhaba, [İşletme adı]'na ulaştınız. Ben yapay zekâ randevu asistanıyım.

[İşletme ticari unvanı], randevunuzu oluşturmak, gerekirse değiştirmek ve randevunuzu size hatırlatmak amacıyla bu görüşmeyi kaydeder ve yazıya döker. Bu işlem, randevu talebinizin yerine getirilmesi hukuki sebebine dayanır. Görüşme, ABD'deki yapay zekâ hizmet sağlayıcılarımız aracılığıyla işlenir.

Ayrıntılı bilgi için 1'e basın ya da [kısa web adresi] adresini ziyaret edin. Bir çalışanımızla görüşmek için 0'a basın.

Hangi gün ve saat için randevu almak istersiniz?

A.4 Giden arama açılışı (işletmenin müşterisini araması)

Merhaba, ben [İşletme adı]'nın yapay zekâ asistanıyım. [Ad Soyad] ile mi görüşüyorum? [Tarih] tarihli randevunuzu hatırlatmak / teyit etmek için arıyorum.

Bu görüşme, [İşletme ticari unvanı] tarafından randevunuzun yönetilmesi amacıyla, randevu ilişkimizin yürütülmesi hukuki sebebine dayanarak kaydedilir ve ABD'deki yapay zekâ hizmet sağlayıcılarımız aracılığıyla işlenir. Ayrıntılar için 1'e basabilir veya [kısa web adresi] adresini ziyaret edebilirsiniz. Bu tür aramaları almak istemiyorsanız 9'a basın.

A.5 "1'e basınca" okunacak uzun sesli metin (özet)

[İşletme ticari unvanı], [adres] adresinde faaliyet gösteren veri sorumlusudur. Bu görüşmede telefon numaranız, sesiniz, görüşmenin yazılı dökümü, yapay zekâ tarafından hazırlanan özet ve talebinize ilişkin bilgiler işlenir.

Bu veriler; sorunuzu yanıtlamak, talebinizi ve randevunuzu kaydetmek, gerekirse sizi bir çalışana aktarmak veya geri aramak amacıyla, talebinizin yerine getirilmesi hukuki sebebine; görüşmenin kaydı ve istenmeyen aramaların engellenmesi ise meşru menfaatimize dayanır.

Veriler, yazılım hizmetini sağlayan Asissa'ya ve onun aracılığıyla ABD'deki konuşma tanıma, dil modeli ve ses sentezi hizmet sağlayıcılarına, yalnızca bu hizmetin sunulması için aktarılır; ses kaydı yurt dışına gönderilmez. Bu sağlayıcılar verilerinizi kendi amaçları için veya yapay zekâ modeli eğitmek için kullanmaz. Sesinizden kimlik tanıma yapılmaz.

Ses kayıtları 90 gün, görüşme dökümleri 12 ay saklanır.

KVKK'nın 11. maddesi uyarınca verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi isteme, düzeltilmesini veya silinmesini isteme, itiraz etme ve zararınızın giderilmesini isteme haklarına sahipsiniz. Başvurularınızı [e-posta / adres] üzerinden yapabilirsiniz. Metnin tamamı [kısa web adresi] adresindedir.

Ana menüye dönmek için yıldız tuşuna basın.

B. İşletmenin internet sitesinde yayımlayacağı tam metin

Aşağıdaki metin işletmenin kendi internet sitesinde, kolay bulunur bir yerde (ör. alt bilgi alanında "Telefon Görüşmeleri Aydınlatma Metni" bağlantısıyla) yayımlanır. Kısa web adresi bu sayfaya yönlenir. İnternet sitesi olmayan işletmeler için Asissa tarafından barındırılan bir sayfa seçeneği planlanmaktadır. Köşeli parantezli seçeneklerden işletmeye uymayanlar silinir. 7. bölümü, Asissa standart sözleşmenin imzalanıp Kurum'a bildirildiğini size yazılı olarak teyit ettikten sonra yayımlayın.

[İşletme ticari unvanı] — Telefon görüşmelerine ilişkin aydınlatma metni

Sürüm: [1.0] — Yürürlük tarihi: [GG.AA.YYYY]

Bu metin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") m.10 ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca; [İşletme adı]'nı telefonla arayan, [işletmenin mesajlaşma kanallarından (WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger, web sohbeti) bize yazan] ve tarafımızdan aranan kişileri bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.

B.1 Veri sorumlusu

B.2 Telefon görüşmelerimizde yapay zekâ asistanı kullanıyoruz

[Telefon hatlarımıza / Mesai saatleri dışında hatlarımıza] gelen aramalar, Asissa adlı yazılım üzerinden çalışan bir yapay zekâ asistanı tarafından yanıtlanır. Asistan her görüşmenin başında yapay zekâ olduğunu söyler. Asistan; sorularınızı işletmemizin kendisine verdiği bilgilerle yanıtlar, randevu oluşturur, talebinizi kaydeder ve gerektiğinde aramanızı bir çalışanımıza aktarır. Asistanın yanıtları hatalı veya eksik olabilir; önemli konularda bir çalışanımızla görüşmek için görüşme sırasında 0'a basabilirsiniz. Asistan [tıbbi, hukuki veya mali] tavsiye vermez.

B.3 İşlenen kişisel veriler

• Kimlik ve iletişim: Adınız soyadınız, telefon numaranız (arayan numara bilgisi), [e-posta adresiniz].
• Görüşme verileri: Görüşme sırasındaki sesiniz, ses kaydı, görüşmenin yazılı dökümü (transkript), yapay zekâ tarafından hazırlanan özet.
• Talep ve işlem verileri: Talebinizin konusu, randevu tarihi ve saati, istediğiniz hizmet, [araç plakası / oda tipi / sipariş bilgisi gibi işletmeye özgü alanlar], önceki görüşmelerinizin kaydı, çalışanlarımızın notları.
• Teknik veriler: Arama tarihi, saati, süresi, aramanın aktarıldığı çalışan, aramanın engellenip engellenmediği.
• [Yalnızca sağlık kuruluşları için] Sağlık verileri: Randevu almak istediğiniz bölüm veya tedavi ve görüşmede kendiliğinden paylaştığınız sağlıkla ilgili bilgiler. Telefonda yalnızca randevu için gerekli bilgileri istemekteyiz.
• [Mesajlaşma kanalları kullanılıyorsa] Mesaj verileri: Mesajlarınızın içeriği, kullanıcı adınız ve profil adınız, gönderdiğiniz dosyalar.

Sesinizden ses izi çıkarılmaz ve sesinizden kimlik tanıma yapılmaz. Bu nedenle görüşme kayıtları biyometrik veri olarak işlenmez.

B.4 İşleme amaçları ve hukuki sebepler

B.5 Verilerin toplanma yöntemi

Verileriniz; bizi aradığınızda veya sizi aradığımızda telefon görüşmesi sırasında sesli olarak, telefon şebekesinden gelen arayan numarası bilgisiyle, [mesajlaşma kanallarında yazdığınız mesajlarla] ve çalışanlarımızın sonradan eklediği notlarla, kısmen veya tamamen otomatik yollarla toplanır.

B.6 Verilerin aktarıldığı kişiler ve aktarım amaçları

Hizmet sağlayıcılarımız verilerinizi yalnızca bizim adımıza ve talimatlarımız doğrultusunda işler. Verilerinizi kendi amaçları için kullanamaz, yapay zekâ modellerini eğitmek için kullanamaz ve satamaz.

B.7 Yurt dışına aktarım

Görüşmeniz sırasında sesiniz ve görüşmenin içeriği, yapay zekâ asistanının çalışabilmesi için canlı olarak ABD'deki konuşma tanıma, dil modeli ve ses sentezi hizmet sağlayıcılarına iletilir; görüşme dökümü ve özet bu sağlayıcılar aracılığıyla üretilir. Ses kaydı yurt dışına gönderilmez; sağlayıcılarda kalıcı saklama yoktur, geçici saklama gerekirse en fazla 30 gündür.

Bu aktarım KVKK m.9 uyarınca; Bölüm 4'te belirtilen hukuki sebeplere ve yazılım sağlayıcımız Asissa ile bu sağlayıcıların her biri arasında imzalanan, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından ilan edilen standart sözleşmeye (Veri İşleyenden Veri İşleyene, Modül 3) dayanır. Standart sözleşmenin Kurum'a bildirim tarihi: [Asissa'nın bildirdiği tarih]. Sağlayıcıların kendi altyapı sağlayıcılarına yapılan sonraki aktarımlar için de aynı güvenceler sağlanır.

B.8 Saklama süreleri

Süre dolan veriler otomatik olarak silinir veya anonim hâle getirilir.

B.9 Otomatik işlemler

Asistan, istenmeyen veya rahatsız edici olarak işaretlenmiş numaralardan gelen aramaları otomatik olarak engelleyebilir ve randevu taleplerini uygun saatlere göre yanıtlayabilir. Hakkınızda yalnızca otomatik sistemlerle verilmiş bir sonuçtan (ör. numaranızın engellenmesi) etkilendiğinizi düşünüyorsanız bize başvurabilirsiniz; talebiniz bir çalışanımız tarafından incelenir. Görüşme sırasında her zaman 0'a basarak bir çalışanımızla görüşmeyi veya geri aranmayı isteyebilirsiniz.

B.10 Haklarınız

KVKK m.11 uyarınca; kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme, KVKK m.7'deki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme, bu işlemlerin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme ve kanuna aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

B.11 Başvuru yöntemi

Başvurunuzu Türkçe olarak; yazılı ve ıslak imzalı olarak [ADRES] adresine, [KEP adresimize], güvenli elektronik imza veya mobil imza ile imzalayarak [E-POSTA] adresine ya da daha önce bize bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden [E-POSTA] adresine gönderebilirsiniz. Başvurunuzda ad soyadınız, T.C. kimlik numaranız (yabancılar için uyruk ve pasaport numarası), tebligat adresiniz, varsa e-posta ve telefonunuz ile talebinizin konusu yer almalıdır. Hangi görüşmeyle ilgili olduğunu bulabilmemiz için aradığınız telefon numarasını ve yaklaşık arama tarihini yazmanız işimizi kolaylaştırır.

Başvurunuzu en geç 30 gün içinde ve kural olarak ücretsiz sonuçlandırırız. Cevabın 10 sayfayı aşması hâlinde her ek sayfa için 1 TL, kayıt ortamında verilmesi hâlinde kayıt ortamının maliyeti kadar ücret alınabilir. Başvurunuzun reddedilmesi, cevabımızı yetersiz bulmanız veya süresinde cevap verilmemesi hâlinde, cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren 30 gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilirsiniz.

B.12 Değişiklikler

Bu metni değiştirdiğimizde güncel sürümü bu sayfada, sürüm numarası ve tarihiyle yayımlarız.

C. Açık rıza metinleri

Açık rıza; belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızadır. Aşağıdaki metinler aydınlatma metninden ayrı sunulur, olumlu bir adımla (tuşa basma, işaretlenmemiş kutuyu işaretleme) alınır ve reddedilmesi hizmetin verilmesini engellemez. Sessiz kalmak, kapatmamak veya görüşmeye devam etmek rıza sayılmaz. Verilen her rıza; tarih, saat, kanal ve metin sürümüyle panelde kayıt altına alınır.

C.1 Sağlık verilerinin işlenmesi (sağlık kuruluşları için)

C.1.a Telefonda (A.2 anonsundan hemen sonra çalınır)

Randevunuzu oluşturabilmem için hangi bölüm veya tedavi için randevu istediğinizi sormam gerekiyor. Bu bilgi sağlık verisidir.

[Klinik ticari unvanı]'nın, bu bilgileri randevunuzu oluşturmak ve hekiminize iletmek amacıyla, ABD'deki yapay zekâ hizmet sağlayıcılarımız aracılığıyla işlenmesi dâhil olmak üzere işlemesine açık rıza veriyorsanız 3'e basın. Vermiyorsanız 4'e basın; bu durumda sağlık bilgisi sormadan yalnızca iletişim bilgilerinizi alır ve çalışanımızın sizi aramasını sağlarım. Rızanızı istediğiniz zaman geri alabilirsiniz.

• 3'e basılırsa: Asistan "Teşekkürler, açık rızanız kaydedildi." der ve devam eder.
• 4'e basılırsa veya tuşa basılmazsa: Rıza yok sayılır. Asistan sağlık bilgisi sormaz; ad, telefon ve tercih edilen gün-saat bilgisini alır ya da aramayı çalışana aktarır.

C.1.b Yazılı / web formu / WhatsApp sürümü

Sağlık Verilerinin İşlenmesine İlişkin Açık Rıza Metni

[Klinik ticari unvanı] tarafından hazırlanan Telefon Görüşmelerine İlişkin Aydınlatma Metni'ni okudum. Randevu talebimle ilgili olarak paylaştığım; randevu almak istediğim bölüm veya tedaviye ilişkin bilgiler ile görüşmede kendiliğimden paylaştığım sağlık verilerimin, randevumun oluşturulması, yönetilmesi ve hekimime iletilmesi amacıyla, [Klinik ticari unvanı] tarafından ve yazılım hizmet sağlayıcısı Asissa ile onun ABD'deki yapay zekâ hizmet sağlayıcıları aracılığıyla işlenmesi dâhil olmak üzere işlenmesine açık rıza veriyorum.

Rıza vermemem hâlinde de randevu alabileceğimi; rızamı [E-POSTA / ADRES] üzerinden istediğim zaman geri alabileceğimi ve geri almanın, o ana kadar yapılan işlemeleri etkilemeyeceğini biliyorum.

☐ Açık rıza veriyorum ☐ Açık rıza vermiyorum

Ad soyad: [..] — Tarih: [..] — [İmza / elektronik onay kaydı]

C.2 Ticari elektronik ileti ve giden aramalar (İYS)

C.2.a İYS bilgilendirmesi (giden arama kampanyası başlatmadan önce işletmeye gösterilir)

İşletmenizin müşterilerini tanıtım, kampanya, indirim veya yeni hizmet duyurusu amacıyla araması veya onlara bu amaçla SMS, WhatsApp ya da e-posta göndermesi, 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun kapsamında ticari elektronik ileti sayılır. Bunun için:

1. Alıcının önceden verilmiş onayı gerekir. Onay; yazılı olarak veya her türlü elektronik iletişim aracıyla, alıcının olumlu irade beyanıyla alınır.
2. Onaylar İleti Yönetim Sistemi'ne (İYS) kaydedilmelidir. İYS'de kaydı olmayan veya ret bildirilmiş numaralara tanıtım amaçlı arama yapılamaz, mesaj gönderilemez. Asissa, kampanya listesini göndermeden önce İYS durumunu sorgular ve onaysız numaraları listeden çıkarır.
3. Her iletide alıcıya kolay ve ücretsiz ret imkânı verilir (giden aramada "bu aramaları almak istemiyorsanız 9'a basın"). Ret talebi kayıt altına alınır, İYS'ye iletilir ve en geç 3 iş günü içinde uygulanır.
4. Randevu hatırlatma, randevu teyidi, sipariş veya işlem bildirimi gibi yalnızca bilgilendirme amaçlı aramalar için ticari ileti onayı gerekmez; ancak bu aramalarda hiçbir tanıtım yapılmamalıdır.
5. Onaysız toplu ileti gönderimi ağır idari para cezalarına yol açabilir; ceza, iletinin gönderildiği her alıcı sayısıyla artabilir.

C.2.b Ticari ileti onay metni (işletmenin kendi müşterilerinden alacağı)

Ticari Elektronik İleti Onayı ve Açık Rıza Metni

[İşletme ticari unvanı] tarafından; ad soyadım ve telefon numaramın / e-posta adresimin, [işletmenin hizmetleri], kampanyaları ve duyuruları hakkında bilgi verilmesi amacıyla işlenmesine ve aşağıda seçtiğim kanallardan bana ticari elektronik ileti gönderilmesine onay ve açık rıza veriyorum.

☐ Telefon araması (yapay zekâ asistanı ile yapılabilir) ☐ SMS ☐ WhatsApp ☐ E-posta

Onayımın İleti Yönetim Sistemi'ne kaydedileceğini; onayımı iys.org.tr üzerinden, iletilerdeki ret seçeneğiyle veya [E-POSTA / TELEFON] üzerinden istediğim zaman, ücretsiz ve gerekçe göstermeden geri alabileceğimi biliyorum. Onay vermemem, aldığım hizmeti etkilemez.

Ad soyad: [..] — Telefon / e-posta: [..] — Tarih: [..]

C.2.c Telefonda onay alınması (gelen bir aramanın sonunda, isteğe bağlı)

Son olarak, kampanya ve duyurularımızdan telefon veya SMS ile haberdar olmak ister misiniz? İsterseniz 5'e basın; istemiyorsanız bir şey yapmanıza gerek yok. Onayınızı istediğiniz zaman geri alabilirsiniz.

D. İşletme için uygulama notları (sade dille)

D.1 Sizin rolünüz

Sizi arayan kişilerin verileri sizin verilerinizdir: KVKK'ya göre siz "veri sorumlusu"sunuz. Hangi bilgilerin toplanacağına, kaydın açık olup olmayacağına, kayıtların ne kadar saklanacağına ve kimin aranacağına siz karar verirsiniz. Asissa bu verileri yalnızca sizin adınıza ve panel ayarlarınıza göre işleyen "veri işleyen"dir. Bu nedenle arayanlara bilgi vermek (aydınlatma), gerekli hâllerde açık rıza almak, başvurulara cevap vermek ve gerekiyorsa VERBİS'e kaydolmak sizin yükümlülüğünüzdür. Asissa size bunun için gereken metinleri ve araçları sağlar.

D.2 Anonsu doğru kurun

• Paneldeki anons metnini işletmenize göre doldurun ve onaylayın. Varsayılan anonsu kapatmayın.
• Anons her zaman konuşmanın başında çalmalı. Kişinin bilgisi dışında konuşma kaydetmek Türk Ceza Kanunu'na göre suç olabilir (TCK m.133).
• "Görüşmeye devam ederek kabul etmiş olursunuz" gibi ifadeler eklemeyin. Kurul bu savunmayı kabul etmiyor.
• Anonsta sadece "hizmet kalitesi için kaydediyoruz" demek yetmez. Kaydı ne için kullandığınızı somut olarak söyleyin. Kayıtları çalışan eğitimi için de dinleyecekseniz bunu ayrıca söyleyin.
• Kısa web adresinin çalıştığını ve tam metne açıldığını kontrol edin. Çalışanlarınız, arayan "metni nereden bulurum?" diye sorarsa cevap verebilmeli.

D.3 Açık rıza ne zaman gerekir, ne zaman gerekmez?

Genellikle gerekmez: Arayanın sorusunu yanıtlamak, randevusunu oluşturmak, randevuyu hatırlatmak, talebini kaydetmek ve bu amaçlarla görüşmeyi kaydetmek. Bunlar için anonsla bilgi vermeniz genellikle yeterlidir; kendi faaliyetiniz için avukatınızdan teyit almanızı öneririz.

Gerekir:

• Sağlık verisi: Klinik, muayenehane, estetik merkezi gibi sağlık kuruluşuysanız ve hekimlerin sır saklama yükümlülüğüne dayanma konusunda avukatınızdan teyit almadıysanız, C.1'deki rıza adımını açın.
• Tanıtım amaçlı arama ve mesajlar: Kampanya, indirim, yeni hizmet duyurusu için açık rıza ve İYS onayı (C.2).
• Kaydın amacı dışında kullanımı: Örneğin bir görüşme kaydını reklamda, sosyal medyada veya eğitim videosunda kullanmak.

Rıza ile çözülemeyen konu: Arayanın "yurt dışına aktarıma onay veriyorum" demesi, her aramada tekrarlanan yurt dışı aktarım için yasal dayanak değildir. Bu aktarımın güvencesi, Asissa'nın ABD'deki yapay zekâ hizmet sağlayıcılarıyla imzalayıp Kurum'a bildireceği standart sözleşmelerdir; süreç tamamlandığında Asissa size yazılı olarak bildirir.

Rıza reddedilirse: Hizmet vermeye devam edin. Rıza vermeyen arayana randevu verilmemesi, rızayı "özgür irade" olmaktan çıkarır.

D.4 VERBİS'e kaydolmanız gerekir mi?

• Genel kural: Yıllık çalışan sayısı 50'den az ve yıllık mali bilanço toplamı 100 milyon TL'den az olan işletmeler, ana faaliyetleri özel nitelikli veri (ör. sağlık verisi) işlemek değilse VERBİS'e kaydolmak zorunda değildir. Kuaför, oto servis, restoran gibi işletmelerin çoğu bu muafiyete girer.
• Sağlık kuruluşları: Ana faaliyeti sağlık verisi işlemek olan klinik ve muayenehaneler, yıllık çalışan sayısı 10'dan az ve yıllık mali bilanço toplamı 10 milyon TL'den az ise muaftır (Kurul 2025/1572). Bilanço esasına göre defter tutmuyorsanız yalnızca çalışan sayısına bakılır (Kurul 2025/2393). Yani 10 veya daha fazla çalışanınız varsa ya da bilançonuz 10 milyon TL'yi aşıyorsa kaydolmanız gerekir.
• Kurulum sırasında panel bu iki bilgiyi sorar ve gerekiyorsa sizi uyarır. Kesin değerlendirme için mali müşavirinize veya avukatınıza danışın.
• VERBİS'e kaydolmanız gerekiyorsa ayrıca bir kişisel veri saklama ve imha politikası hazırlamanız gerekir.

D.5 Saklama sürelerini ayarlayın

• Panelde ses kaydı, döküm ve müşteri kartı için saklama sürelerini ayrı ayrı seçebilirsiniz. Varsayılanlar: ses kaydı 90 gün, döküm ve özet 12 ay.
• İhtiyacınız olandan uzun saklamayın. VERBİS'ten muaf işletmeler, verinin işlenme sebebi ortadan kalktıktan sonra 3 ay içinde silmek zorundadır. VERBİS'e kayıtlı olmak zorunda olanlar ise en geç 6 ayda bir periyodik silme yapar.
• Silme işlemleri panelde kayıt altına alınır. Bu kayıtlar en az 3 yıl saklanmalıdır; Asissa bunu sizin için tutar.
• Gerekmedikçe kayıtları bilgisayarınıza indirmeyin. İndirdiğiniz kayıtların silinmesi sizin sorumluluğunuzdadır.

D.6 Başvurulara cevap verin

• Bir arayan "kaydımı silin", "hakkımda ne var?" diye başvurursa 30 gün içinde ve kural olarak ücretsiz cevap vermelisiniz.
• Panelde kişi bazında dışa aktarma ve silme araçları vardır; silme işlemi Asissa'nın yurt dışındaki sağlayıcısındaki kopyaya ve yedeklere de uygulanır.
• Başvuru Asissa'ya gelirse, Asissa bunu en geç 5 iş günü içinde size iletir. Cevabı siz verirsiniz.

D.7 Giden aramalar ve İYS

• Tanıtım amaçlı arama ve mesajlar için önceden onay ve İYS kaydı şarttır (C.2). Asissa listeyi İYS'ye göre filtreler; ancak onayların gerçekten alınmış olmasından siz sorumlusunuz.
• Randevu hatırlatmaları ticari ileti değildir, ama içine kampanya eklerseniz ticari ileti olur.
• "Aranmak istemiyorum" diyenleri hemen listeden çıkarın; panel bunu otomatik yapar.
• Giden aramalarda asistan, yapay zekâ olduğunu ve neden aradığını en başta söyler.

D.8 Sağlık kuruluşları için ek kurallar

• Tanıtım ve reklam: Sağlık Hizmetlerinde Tanıtım ve Bilgilendirme Faaliyetleri Hakkında Yönetmelik (RG 12.11.2025) kapsamında sağlık kuruluşları tanıtım amaçlı arama yapmamalı; kampanya, indirim, fiyat avantajı ve "en iyi", "garantili" gibi üstünlük iddiaları içeren mesajlar göndermemelidir. Kişinin bilgisi ve onayı olmadan arama yapılmamalıdır. Giden aramaları yalnızca randevu hatırlatma ve teyit için kullanın.
• Bilgi tabanı: Asistanın bilgi tabanına kampanya, indirim veya tedavi sonucu vaadi yazmayın. Fiyat bilgisinin arayanın sorusu üzerine verilip verilemeyeceğini avukatınıza teyit ettirin.
• Tıbbi tavsiye: Asistan tanı koymaz, ilaç veya tedavi önermez. Acil durumlarda 112'ye yönlendirir. Bu ayarları değiştirmeyin.
• Az bilgi toplayın: Asistanı, randevu için gerekenden fazla sağlık bilgisi sormayacak şekilde ayarlayın ("şikâyetinizi ayrıntılı anlatın" yerine "hangi bölüm için randevu istiyorsunuz").
• Erişim: Panelde iki adımlı doğrulamayı tüm kullanıcılar için açın; kayıtlara yalnızca gereken çalışanların erişmesini sağlayın.

D.9 Çalışanlarınızı da bilgilendirin

Aramaların aktarıldığı çalışanlarınızın ad ve telefon numaraları da asistana tanımlanır. Bu bilgiler de kişisel veridir ve sizin sorumluluğunuzdadır. Çalışanlarınıza, numaralarının bu amaçla kullanıldığını kendi çalışan aydınlatma metninizle bildirin.

D.10 Bir sorun olursa

• Asissa, sizin verilerinizi etkileyen bir güvenlik ihlalini öğrendiğinde size en geç 24 saat içinde haber verir.
• Siz de ihlali öğrendiğiniz andan itibaren en geç 72 saat içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na bildirmekle yükümlüsünüz. Asissa bildirim için gereken bilgileri sağlar.

D.11 Yayına almadan önce kontrol listesi

• ☐ Anons metni işletme bilgileriyle dolduruldu ve onaylandı.
• ☐ Kısa web adresi tam aydınlatma metnine açılıyor.
• ☐ 1 (tam metin) ve 0 (çalışan) tuşları deneme aramasıyla test edildi.
• ☐ Sağlık kuruluşuysanız: sağlık verisi için dayanak (açık rıza veya m.6/3-e) belirlendi; açık rıza seçildiyse C.1 adımı açık.
• ☐ Saklama süreleri seçildi.
• ☐ VERBİS durumu kontrol edildi.
• ☐ Giden arama yapılacaksa: onaylar alındı, İYS'ye kaydedildi, aramalar tanıtım içermiyor (ya da onay var).
• ☐ Panelde iki adımlı doğrulama açık, kullanıcı yetkileri gözden geçirildi.
• ☐ Asissa'nın standart sözleşme bildirim teyidi alındı ve aydınlatma metninin 7. bölümü buna göre güncellendi.